Tudo o que você precisa saber sobre o eSocial

Introdução

O eSocial é o sistema integrado de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais do Brasil. Ele tem como objetivo simplificar e unificar o envio de dados e documentos relacionados aos empregados, como admissões, folha de pagamento, férias, entre outros, para os órgãos governamentais. Esse sistema promove a transparência, a eficiência e a fiscalização das obrigações trabalhistas, além de facilitar o acesso a direitos e benefícios dos trabalhadores.

O eSocial é um dos módulos do SPED, e tem ganhado cada vez mais relevância no dia a dia de empresas e trabalhadores.

O SPED

Em 2007 foi instituído o SPED, Sistema Público de Escrituração Digital. De acordo com a Receita Federal:

O SPED consiste na modernização da sistemática atual do cumprimento das obrigações acessórias, transmitidas pelos contribuintes às administrações tributárias e aos órgãos fiscalizadores, utilizando-se da certificação digital para fins de assinatura dos documentos eletrônicos, garantindo assim a validade jurídica dos mesmos apenas na sua forma digital.

O módulo do SPED mais presente no dia a dia dos brasileiros é a Nota Fiscal Eletrônica, emitida na compra de qualquer produto em território nacional. Após comprar um cafezinho, um computador ou um carro, a nota fiscal que você recebe em mãos nada mais é do que a versão impressa de um arquivo eletrônico em formato XML (eXtensible Markup Language). Esses arquivos eletrônicos são enviados imediatamente à Secretaria da Fazenda do seu estado e à Receita Federal e facilitam a fiscalização desses órgãos.

Conheça o eSocial

O eSocial foi instituído em 2014 e é mais um dos módulos do SPED - e certamente o mais complexo. Podemos entendê-lo como uma espécie de sistema de notas fiscais da folha de pagamentos. De fato, a cada admissão, pagamento, desligamento ou afastamento, um documento eletrônico (também em formato XML) é gerado. Hoje são 57 tipos de eventos ao todo!  Cada evento possui um padrão de registro de dados que especifica em detalhes o que aconteceu, ou seja, os eventos em conjunto formam um descritivo completo da folha de pagamentos.

Os eventos do eSocial em conjunto formam um descritivo completo da folha de pagamentos. Conte com o eSync para acessar as suas informações em um dashboard financeiro e demográfico completo.

Após anos de testes e implementação gradual, o eSocial tornou-se obrigatório para todas as empresas em 2018, e hoje 100% das empresas brasileiras registram suas informações nesse sistema. Empresas de maior porte costumam fechar a folha de pagamento “dentro de casa”, utilizando softwares como Totvs, ADP, LG, Metadados. Já empresas de menor porte costumam fechar a folha com contadores externos, que por sua vez utilizam sistemas contábeis (exemplos: Domínio, Alterdata, Contmatic) para enviar os eventos ao governo.

O eSocial e a fiscalização

Assim como a Nota Fiscal Eletrônica, o eSocial também facilita a fiscalização em tempo real pelos órgãos públicos. Todo o sistema é resultado de uma ação conjunta de 4 entidades federais: Secretaria da Receita Federal do Brasil, Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e Ministério do Trabalho.

É importante mencionar que mesmo se a sua empresa tiver contratado um contador externo, a responsabilidade legal sobre os dados registrados no eSocial sempre recairá sobre o empregador. Além disso, os empresários brasileiros tem que ter em mente que o governo possui até 5 anos para aplicar multas. Ou seja, erros podem levar a surpresas no futuro.

Com o eSync a sua empresa não terá surpresas com a fiscalização. Fazemos um raio-x dos seus documentos eletrônicos para apontar inconsistências e corrigir erros.

O futuro do eSocial

O governo tem trabalhado para concentrar cada vez mais obrigações e informações no eSocial. Em breve será possível, por exemplo, pagar o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) no pix a partir das informações inseridas no sistema. O projeto do FGTS Digital foi iniciado em 2020 e tem perspectiva de entrar em vigor no início de 2024.

Antes disso entrará em vigor a inclusão de processos trabalhistas. Por meio do módulo de Reclamatória Trabalhista, as empresas terão que informar decisões condenatórias ou homologatórias proferidas pela Justiça do Trabalho. Espera-se que essa nova obrigação inicie ainda em 2023, após sucessivas prorrogações em relação à previsão inicial.

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Quer conhecer sobre a folha de pagamentos em outros países? Confira este post sobre o eSocial da Austrália.