POLÍTICA DE PRIVACIDADE

eSync

Em vigor a partir de 01 de fevereiro de 2024

A presente política de privacidade (esta “Política”) é aplicável sempre que um usuário utiliza Serviços (conforme definidos a seguir) da NEWPIPE SOLUÇÕES DIGITAIS LTDA., pessoa jurídica de direito privado, regularmente inscrita no CNPJ/MF sob o nº 48.551.672/0001-11, com sua sede na Avenida Paulista, nº 1.636, sala 1.504, Bela Vista, São Paulo/SP, CEP 01310-200 (“eSync” ou “Companhia”).

Introdução

A eSync contém plataforma (a “Plataforma”) composta por um conjunto de softwares integrados a rede de dados que visam o desenvolvimento de funcionalidades como: (i) conexões com o eSocial, estruturação de informações de folhas de pagamento; e (ii) conexão dessas informações com o terceiro autorizado pelo Clientes. A eSync é, assim, uma API universal de folhas de pagamentos, conectando aplicações de clientes e contratantes a dados oficiais, voltada principalmente para fornecedores de SaaS e de benefícios corporativos.

Os serviços prestados pela eSync (os “Serviços”) incluem o Onboarding Automatizado (serviço que permite sincronização pontual de dados do eSocial, de modo a diminuir o tempo de onboarding de novos clientes da eSync e, também, o esforço operacional entre clientes para quem sejam aplicadas soluções da eSync e/ou que venham a fazer uso de soluções da eSync; e o Sync Contínuo, que permite a sincronização contínua entre o eSocial e contratantes da eSync.

No contexto dos Serviços e da contratação da eSync, contratantes e clientes da eSync podem compartilhar informações pessoais de colaboradores e funcionários das contratantes, clientes ou terceiros. O conteúdo dessas informações pode ser retido em sistemas mantidos pela eSync ou terceiros, e ser utilizado perante autoridades governamentais para coleta de certas informações ou obtenção de certos dados.

Na data da entrada em vigor desta Política, a eSync prestava serviços somente no território da República Federativa do Brasil.

Controle de Dados

A eSync poderá controlar, deter, processar, armazenar ou utilizar dados de pessoas físicas, sejam eles provenientes da própria eSync, de clientes e/ou eventuais contratantes. Os dados serão tratados nos termos da legislação da República Federativa do Brasil, notadamente da Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018) e normas da Agência Nacional de Proteção de Dados (ANPD), notadamente a Resolução CD/ANPD nº 2, relativa ao tratamento de dados por entidades de pequeno porte (LGPD e a Resolução coletivamente denominadas as “Normas”).

Como cliente, contratante e/ou contratado ou colaborador de qualquer destas entidades, a eSync poderá coletar, utilizar e compartilhar dados, sempre de acordo com o disposto nesta Política e/ou nas Normas, bem como suas atualizações.

Alterações e atualizações

A eSync poderá atualizar esta Política a qualquer momento. Em caso de alterações substanciais, clientes e contratantes serão oportunamente informados, e a nova versão desta Política será incluída no site da eSync. Caso a atualização gere objeções ou questionamentos, os clientes ou contratantes poderão contatar a eSync através do e-mail suporte@esync.tech para tirar dúvidas e avaliar os impactos das alterações realizadas, de modo a, se possível, adequar as alterações a cada caso, cliente ou contratante.

Sem prejuízo do disposto acima, o uso contínuo dos Serviços por clientes ou contratantes implicará concordância tácita com eventuais alterações a esta Política.

Dados coletados pela eSync

Para prestação dos seus Serviços, a eSync poderá coletar os seguintes dados: dados cadastrais, salariais, de afastamento e outras informações, conforme indicado na documentação técnica do eSocial (https://www.gov.br/esocial/pt-br/documentacao-tecnica). Considerando a natureza dos Serviços e a relação indireta entre eSync e os titulares dos dados coletados, os clientes ou contratantes somente poderão compartilhar dados cujo necessário consentimento tenha sido obtido perante os titulares, sempre em observância à LGPD e normas aplicáveis ao cliente ou contratante, e aos dados a serem compartilhados.

Caberá ao cliente ou contratante solicitar, a pedido dos titulares de dados, eventual remoção de informações ou de todas as informações que porventura sejam detidas, armazenadas ou tratadas pela eSync.

A coleta da dados pessoais somente será realizada mediante fornecimento de tais dados por clientes ou contratantes, via preenchimento de formulários, envio de bases de dados, compartilhamento de informações ou outros métodos de compartilhamento lícitos e válidos no território da República Federativa do Brasil. Caso um cliente ou contratante deseje, os dados poderão ser compartilhados por meio de listas, redes, arquivos ou outros métodos que permitam que a eSync preste seus Serviços de forma eficaz. Os clientes e contratantes não são obrigados a compartilhar dados de colaboradores ou contratados com a eSync, mas, neste caso, a prestação dos Serviços poderá ser adversamente afetada ou prejudicada.

Além de dados compartilhados por clientes e contratantes, a eSync poderá ter acesso a dados provenientes de informações disponíveis publicamente, por exemplo por meio da coleta de dados em bases de dados do governo, de órgãos reguladores e de outras fontes oficiais.

Cookies e tecnologias semelhantes

Poderemos utilizar cookies e tecnologias semelhantes (por exemplo, pixels e tags de anúncios) para coletar dados (como identificadores de dispositivos) para reconhecer clientes, contratantes e/ou dispositivos pore eles utilizados quando estiverem utilizando Serviços. Também poderemos permitir que alguns terceiros usem os cookies, caso tal uso venha a ser essencial para os Serviços.

Dispositivos

Sempre que um cliente ou contratante acessar a Plataforma, é possível que tenhamos acesso a informações sobre IP, dispositivos, URL, servidor proxy ou sistemas utilizados pelo cliente ou contratante para tal acesso. Ao acessar Serviços por meio de dispositivos móveis, é possível que o dispositivo envie à eSync informações sobre localidade, o que poderá variar a partir das configurações do dispositivo, uso de VPN e outras ferramentas semelhantes.

Outras informações

Nossos Serviços estão em constante desenvolvimento, e poderão apresentar novas funcionalidades, recursos ou coleta de outras informações. Se coletarmos dados substancialmente diferentes daqueles coletados na data de entrada em vigor desta Política ou mesmo alterarmos significativamente a forma como esses dados são utilizados, coletados, compartilhados ou tratados, os respectivos clientes ou contratantes serão notificados, e é possível que esta Política também seja alterada.

Como os dados são utilizados

Os dados coletados e tratados pela eSync são utilizados para fornecer, oferecer suporte, customizar e desenvolver nossos Serviços. A forma como os dados são utilizados também pode variar a partir das definições incluídas na Plataforma. Os dados sobre clientes, contratados e pessoas responsáveis por esses clientes ou contratantes também podem ser utilizados para fornecer e personalizar Serviços, a partir das demandas de cada uma destas contrapartes.

A eSync poderá utilizar os dados coletados (como perfil, login, acesso, nome, IP, entre outros para sugerir outros serviços e funcionalidades que poderão vir a ser desenvolvidos pela eSync e permitir que clientes ou contratantes utilizem a Plataforma em benefício de terceiros. Contratantes poderão decidir convidar terceiros para usar os Serviços, tratar dados de novas pessoas e usar todas as funcionalidades da Plataforma em benefício ou para terceiros, conforme contrato assinado com a eSync.

A eSync também poderá compartilhar dados de usuários, contratantes ou clientes com eventuais outras empresas do seu grupo, inclusive para fornecer e desenvolver Serviços. Nesse sentido, poderão ser combinadas informações com diferentes serviços ainda não prestados, informações de terceiros e/ou outras que sejam validamente obtidas pela eSync e seus sócios, representantes e colaboradores, sendo que, em todo caso, tal uso será protegido e adstrito ao disposto na presente Política.

Comunicações

A eSync poderá entrar em contato com clientes ou contratantes por e-mail, celular, WhatsApp, avisos publicados na Plataforma ou aplicativos, inclusive mensagens de texto e notificações push. A eSync poderá enviar mensagens sobre a disponibilidade de Serviços, segurança ou outras questões relacionadas aos Serviços.

A eSync também poderá enviar mensagens sobre como usar os Serviços, atualizações de rede, lembretes ou sugestões. Clientes e contraentes não poderão desabilitar o recebimento das mensagens relacionadas aos Serviços, inclusive notificações legais e de segurança.

Aprimoramentos da Plataforma e Serviços

A eSync utiliza dados, inclusive o feedback público, para conduzir pesquisar e desenvolver aprimoramentos na Plataforma e nos Serviços, a fim de oferecer a clientes, contratantes e a terceiros uma experiência melhor, mais intuitiva e personalizada, incentivando o crescimento e a interação com Serviços.

Suporte ao cliente e contratantes

A eSync poderá utilizar dados (que podem incluir mensagens) para investigar, responder e resolver reclamações e problemas, além de questões relacionadas a Serviços e/ou à Plataforma (por exemplo, bugs). O canal para eventuais dúvidas ou reclamações pode ser acessado pelo e-mail suporte@esync.tech.

Contas corporativas

Clientes e contratantes deverão designar uma pessoa ou grupo de pessoas como ponto focal para oferecer acesso à Plataforma e aos Serviços. Sob nenhuma hipótese os dados de login poderão ser transferidos ou entregues a terceiros que não sejam uma pessoa responsável do cliente ou da contratante.

Dependendo do Serviço contratado, antes de usá-lo, a eSync poderá solicitar ao cliente ou contratante permissão para compartilhar dados relevantes de pessoas físicas, do cliente, contratante, seu perfil ou o uso dos Serviços.

A eSync está ciente de que determinadas atividades são confidenciais e, quando este for o caso, serão mantidas no mais absoluto sigilo, a não ser que o cliente ou contratante opte por compartilhá-las por meio de nossos Serviços ou de quaisquer outros canais que tenham relação com os Serviços.

Nos termos desta Política, quando um usuário acessa a Plataforma, alguns de seus dados também podem ser disponibilizados à eSync ou conectados às informações que a eSync recebe de um contratante ou cliente para habilitar essas ferramentas e serviços.

Serviços de terceiros e de autoridades governamentais

Considerando a natureza dos Serviços, a eSync poderá compartilhar certas informações de pessoas físicas com prestadores de serviços terceirizados ou autoridades governamentais para fins de atendimento a demandas de clientes ou contratantes. É possível que, para tanto, dados pessoais sejam coletados ou disponibilizados junto a terceiros e/ou autoridades governamentais.

Os clientes e contratantes reconhecem que o compartilhamento ou recebimento de informações nesse formato é essencial para a prestação de Serviços pela eSync, pelo que ela é desde já autorizada a fazê-lo, sem a necessidade de consentimentos adicionais ou de outras autorizações adicionais, cabendo ao cliente ou contratante (conforme o caso) obter os respectivos consentimentos e autorizações junto às pessoas físicas, colaboradores ou contratados a eles relacionados.

Além do uso de dados por terceiros, a eSync pode coletar dados a partir de serviços de terceiros para prestação de seus Serviços, como endereços de e-mails, informações de login, acesso, contas, entre outras. Por exemplo, se um usuário cadastrar sua conta de Gmail ou corporativa para acessar Serviços, é possível que o Google ou provedores contratados pelo contratante ou cliente disponibilizem dados para a eSync. Serviços de terceiros têm as suas próprias políticas de privacidade, e é possível que, ao contratar os Serviços, um cliente, contratante ou usuário esteja concedendo a terceiros permissão para utilizar seus dados.

Outros terceiros eventualmente contratados

Além do disposto no capítulo anterior, a eSycn declara que poderá contratar terceiros para ajudar a fornecer Serviços (por exemplo, manutenção, análise, auditoria, pagamentos, detecção de fraudes, marketing, desenvolvimento, entre outros). Tais terceiros terão acesso somente às informações necessárias para executar as tarefas em nome da eSycn e serão obrigados a não divulgá-las ou utilizá-las para outros fins que não os estritamente previstos nos contratos a serem celebrados com tais terceiros, e dentro dos limites desta Política.

Restrições ou divulgações decorrentes de Lei ou decisão judicial

Existe a possibilidade de que a eSync deva divulgar informações pessoais de clientes, contratantes ou pessoas a eles relacionadas se assim for exigido por lei, decisão judicial ou outro procedimento legal ou administrativo, se os representantes da eSync acreditarem de boa-fé que tal revelação seja necessária para: (1) investigar, impedir ou tomar medidas relacionadas a atividades ilegais suspeitas ou reais ou para cooperar com órgãos públicos ou autoridades governamentais; (2) cumprir disposições de contratos em que a eSync seja signatária; (3) apresentar defesa, manifestação e/ou qualquer outra forma de proteção contra quaisquer reivindicações, ações, demandas ou alegações de terceiros; (4) proteger a segurança ou a integridade dos Serviços (por exemplo, o compartilhamento com empresas que estão sofrendo ameaças semelhantes); ou (5) exercer ou proteger os direitos e a segurança da Plataforma.

Conforme for julgado cabível, a critério dos representantes da eSync, é possível que clientes ou contratantes sejam notificados sobre demandas legais que envolvam o uso de dados pessoais, desde que isso não implique violação a leis, normas ou ao próprio processo em que tais informações possam vir a ser solicitadas ou necessárias. Em todo caso, a eSync se reserva ao direito de contestar essas demandas se assim julgar cabível, bem como tomar quaisquer outras medidas judiciais ou extrajudiciais para combater, mitigar ou impedir a divulgação de informações suas, de clientes, contratantes, colaboradores ou pessoas relacionadas.

Operações societárias, captações ou vendas de controle

A eSync poderá compartilhar dados pessoais como parte de uma eventual captação de recursos, venda, fusão, atração de investidores ou sócios estratégicos, alteração no controle ou em preparação para a realização de qualquer um desses eventos (ou outros de natureza equiparável ou semelhante). Qualquer outra entidade que eventualmente seja uma contraparte nestes eventos poderá continuar tendo o direito de usar dados de clientes, contratantes, colaboradores ou pessoas relacionadas, desde que observado o disposto nesta Política e nas Normas.

Direitos dos clientes e contratantes

Os dados de clientes, contratantes, colaboradores e pessoas relacionadas poderão ser mantidos pela eSync enquanto o cliente ou contratante mantiver sua conta aberta (ou sua relação comercial) com a e Sync ou conforme necessário para fornecer Serviços. Isso inclui dados fornecidos à eSync, dados gerados ou inferidos a partir da utilização dos Serviços. Mesmo que os Serviços sejam utilizados em benefício de um terceiro, a conta de um cliente ou contratante será mantida ativa até que o responsável ou usuário encerre a respectiva conta. Em alguns casos, a eSync pode optar por armazenar certas informações (por exemplo, informações sobre o uso dos Serviços) de forma despersonalizada ou agregada.

Em cumprimento às Normas, caso os dados coletados configurem “dados pessoais” ou “dados pessoais sensíveis”, o cliente ou contratante poderá solicitar que uma ou mais das seguintes atividades seja realizada, seja em relação a seus dados, de seus colaboradores ou de terceiros:

a)       Excluir dados: o usuário ou contratante pode solicitar a exclusão total ou parcial de dados pessoais (por exemplo, se eles não forem mais necessários para fornecer Serviços);

b)       Alterar ou corrigir dados: o usuário ou contratante pode editar alguns dados pessoais. O usuário ou contratante também pode solicitar atualizações, alterações ou correções de dados de pessoas físicas em determinados casos, principalmente se eles estiverem incorretos;

c)       Objeções, limites ou restrições: o usuário ou contratante pode solicitar a interrupção do uso de todos ou alguns dos dados pessoais ou limitar a utilização pela eSync (por exemplo, se os dados pessoais fornecidos estiverem incorretos ou armazenados de forma a descumprir qualquer da Normas ou esta Política);

d)       Direito de acessar ou receber dados: o usuário ou contratante pode solicitar uma cópia dos dados pessoais armazenados pela eSync e/ou dos dados que tiver(em) fornecido, de forma a verificar se alguma das providências listadas em “a” a “c”, acima, são aplicáveis ou recomendáveis no caso concreto.

Por fim, o cliente, contratante e/ou seus responsáveis poderão solicitar o encerramento de conta junto à eSync, o que geralmente ocorrerá ao final da prestação de Serviços ou término do contrato que rege a prestação de Serviços.

Se o usuário ou contratante optar por encerrar sua conta, os dados pessoais fornecidos, por via de regra, serão excluídos pela eSync das bases onde estão armazenados, dentro de um prazo de até 30 (trinta) dias. Excetuam-se desta regra dados que eventualmente devam ser retidos em cumprimento a Normas, legislação, regulação e/ou decisões a que a eSync esteja ou venha a estar sujeita

Sem prejuízo do disposto acima, as informações que o cliente, contratante ou usuário eventualmente compartilhou com terceiros que não estão sujeitos e/ou não sejam controlador pela eSync poderão continuar visíveis mesmo após o cliente, contratante ou usuário encerrar sua conta ou excluir as informações da base da eSync. Além disso, a eSync não controla os dados que terceiros eventualmente possam ter copiado a partir de Serviços prestados.

Informações finais

Medidas de segurança. A eSync implementa medidas de segurança desenvolvidas para proteger dados de seus clientes, contratantes e usuários. Tais medidas são adequadas ao atual tamanho e atividades da eSync, e poderão ser aprimoradas, modificadas ou incrementadas com o passar do tempo.

A eSync monitora sistemas regularmente para verificar vulnerabilidades e ataques. No entanto, não é possível garantir a segurança das informações enviadas por clientes, contratantes, usuários ou terceiros, pelo que a eSync pode estar sujeita a ataques hackers, de malware e/ou ocasionados culposa ou dolosamente por terceiros.

Não há garantias de que as informações de clientes, contratantes ou usuários não poderão ser acessadas, divulgadas, alteradas ou destruídas por violação de qualquer uma das proteções físicas, técnicas ou administrativas utilizadas pela eSync.

Local de processamento de dados. A eSync processa dados dentro e fora da República Federativa do Brasil e utiliza serviços de terceiros que poderão implicar a transferência ou tratamento de dados entre fronteiras. Os países onde tais dados são processados podem ter outras leis que talvez sejam diferentes e potencialmente menos protetoras do que as leis brasileiras.

Base legal para processamento de dados. A eSync apenas coleta e processa dados pessoais de pessoas fornecidas por contratantes, clientes ou provenientes de usuários que têm a devida autorização para fornecer tais dados, e que cumprem a necessária base legal para fornecimento de tais dados. Bases legais incluem consentimento (sempre que as Normas assim o exigirem), disposições contratuais aplicáveis (quando a necessidade de processamento decorre de disposições contratuais) ou da própria natureza dos Serviços contratados ou utilizados.

Considerando o atual tamanho e atividades da eSync, clientes e contratantes somente deverão utilizar dados pessoais e informações para os quais tenham as necessárias autorizações, devendo retirar ou negar que sejam utilizadas informações sem observância às bases legais aplicáveis. A eSync confia que essas informações serão fornecidas dentro dessas premissas e, em atendimento às Normas, entende não ter estrutura nem obrigação legal de verificar o cumprimento de tais regras e normas por parte de clientes, contratantes e/ou usuários.

Canais de dúvidas ou reclamações. Apesar da eSync ser uma startup com equipe enxuta, caso um cliente, contratante ou usuário tenha dúvidas ou reclamações em relação à presente Política, deve entrar em contato por meio do e-mail suporte@esync.tech.